Mit einer Nachricht alle angemeldeten Nutzer erreichen
In einer Praxis oder einem MVZ arbeitet selten jemand allein an einem einzigen Rechner. Anmeldungen verteilen sich über Empfang, Behandlungszimmer, Labor und Verwaltung – oft an mehreren Standorten gleichzeitig. Genau dann wird es schwierig, wenn eine Information wirklich alle sofort erreichen muss.
Sie kennen folgende Situationen: Ein Update steht an und alle sollen sich kurz abmelden. Die Telematikinfrastruktur ist gestört und niemand soll vorerst eine eGK einlesen. Ein wichtiger organisatorischer Hinweis muss raus, bevor der nächste Patient aufgerufen wird. Wer solche Nachrichten einzeln durchtelefoniert oder von Zimmer zu Zimmer trägt, verliert Zeit und erwischt selten wirklich jeden.
principa löst das mit einer einfachen Funktion: Eine Nachricht an alle angemeldeten Nutzer. Ein Blick genügt, um zu sehen, wer gerade im System arbeitet. Ein Klick genügt, um allen gleichzeitig eine Mitteilung auf den Bildschirm zu schicken.
In diesem Artikel zeigen wir, wie die Funktion genutzt werden kann, wo Sie sie finden und in welchen Situationen sie den Praxisalltag spürbar entlastet.
Was ist die Nachricht an alle angemeldeten Nutzer in principa?
Die Funktion besteht aus zwei Teilen, die eng zusammenspielen. Der erste Teil ist eine Live-Übersicht aller principa Anwender, die aktuell im System angemeldet sind. Sie sehen auf einen Blick, wer gerade arbeitet, an welchem Arbeitsplatz und seit wann. Der zweite Teil ist die eigentliche Nachricht: Mit wenigen Klicks verfassen Sie eine Mitteilung und senden sie an alle angemeldeten Nutzer auf einmal.
Wichtig ist die Abgrenzung zu einem Chat. Es handelt sich nicht um eine Unterhaltung mit Hin und Her, sondern um eine einseitige Systemmeldung. Die Nutzer sehen Ihre Nachricht am Bildschirm, können darauf aber nicht antworten. Damit eignet sich die Funktion gezielt für kurze, klare Hinweise, die keine Diskussion brauchen, sondern schnell bei allen ankommen sollen.
Die Nachricht erreicht dabei alle aktiven Sitzungen innerhalb der Organisation, unabhängig davon, an welchem Arbeitsplatz oder Standort jemand angemeldet ist. Gerade in einem MVZ mit mehreren Betriebsstätten ist das ein spürbarer Vorteil, weil eine einzige Meldung genügt, statt jede Praxis einzeln zu informieren.
So funktioniert die Funktion im Detail
Die Übersicht der angemeldeten Nutzer liefert mehr als nur eine Namensliste. Zu jeder aktiven Sitzung sehen Sie den Benutzernamen, den vollständigen Namen, den Arbeitsplatz, den Zeitpunkt der Anmeldung und die letzte Interaktion. So erkennen Sie nicht nur, wer eingeloggt ist, sondern auch, wer gerade aktiv arbeitet und wer die Sitzung womöglich offen gelassen hat.
Für den Versand öffnen Sie über den Nachrichten-Button ein Textfeld mit dem Titel Nachricht an alle angemeldeten Systembenutzer. Sie tippen Ihre Mitteilung ein und bestätigen mit dem Button Aktivieren. Die Nachricht wird daraufhin an alle laufenden Sitzungen verteilt.
Die Meldung erscheint bei den Empfängern nicht mitten in einer Eingabe, sondern beim nächsten Klick als Hinweisfenster. So wird niemand aus einer laufenden Dokumentation gerissen. Die Information ist trotzdem sofort präsent und muss aktiv mit Ok bestätigt werden.
So finden Sie die Funktion in principa
Der Weg zur Funktion ist kurz und führt über den Bereich Überwachung/Kontrolle. In wenigen Schritten ist Ihre Nachricht verschickt:
- Öffnen Sie in principa die „Globale Suche““ und suchen Sie „Aktuelle Sitzungen“.
- In der Liste „Angemeldete Systembenutzer“ sehen Sie alle aktiven Nutzer mit Arbeitsplatz und Anmeldezeit
- Klicken Sie auf den Button „Nachrichten“ und wählen Sie „An alle angemeldeten Systembenutzer“
- Geben Sie Ihren Hinweis in das Textfeld ein und senden Sie ihn mit „Aktivieren“ an alle
Systemnachricht im Vergleich zu anderen Wegen
Natürlich gibt es auch andere Möglichkeiten, das Team zu erreichen. Die folgende Übersicht zeigt, warum die Systemnachricht in dringenden Situationen die zuverlässigste Wahl ist:
| Weg | Erreicht wirklich alle | Aufwand | Wann sinnvoll |
| Zuruf durch die Praxis | Nein, nur wer in Hörweite ist | gering | Kleinigkeiten im selben Raum |
| Rundgang von Zimmer zu Zimmer | Ja, aber langsam | hoch | wenn man ohnehin unterwegs ist |
| Telefonrunde | Nur wer gerade erreichbar ist | hoch | einzelne gezielte Rückfragen |
| Rund-E-Mail | Nur wer das Postfach offen hat | mittel | nicht dringende Informationen |
| Nachricht an alle angemeldeten Nutzer | Ja, alle aktiven Sitzungen sofort | sehr gering | dringende Hinweise an alle im System |
Der Unterschied liegt in der Zuverlässigkeit und im Tempo. Eine Systemnachricht erreicht genau die Personen, die in diesem Moment tatsächlich in principa arbeiten. Und das ohne Umweg über ein zweites Programm oder gar das Telefon.
3 Praxisbeispiele für den Einsatz
Wie hilfreich die Funktion wirklich ist, zeigt sich am besten an konkreten Situationen aus dem Praxis- und Klinikalltag. Drei typische Rollen profitieren besonders.
Praxismanagement und Organisation
Als Praxismanagerin oder Praxismanager behalten Sie den laufenden Betrieb im Blick. Fällt kurzfristig eine Ärztin aus oder muss eine Sprechstunde verschoben werden, erreichen Sie mit einer einzigen Nachricht alle, die gerade am System arbeiten. Statt an jedem Empfangsplatz vorbeizugehen, steht der Hinweis sekundenschnell auf allen Bildschirmen. So sind alle auf demselben Stand, bevor der nächste Patient aufgerufen wird. Rückfragen im Team werden außerdem von vornherein vermieden.
IT-Verantwortliche und Key-User
Bevor ein Update eingespielt oder der Server neu gestartet wird, ist es entscheidend zu wissen, wer noch im System arbeitet. Über die Sitzungsübersicht sehen Sie das sofort und bitten mit einer Sammelnachricht alle, offene Eingaben zu speichern und sich kurz abzumelden. So gehen keine ungespeicherten Daten verloren und die Wartung läuft ohne böse Überraschungen. Auch der Zeitpunkt der letzten Interaktion hilft hier, denn er zeigt, welche Sitzungen aktiv sind und welche nur offen stehen.
Empfang und medizinische Fachangestellte
Gerade bei einer Störung der Telematikinfrastruktur zählt jede Minute. Wird über das TI-Lagebild der gematik im Schnellzugriff ein Ausfall sichtbar, informiert eine schnelle Nachricht alle im Haus, vorerst keine eGK einzulesen oder keine eRezepte zu signieren. Das verhindert Fehlversuche und unnötige Rückfragen am Empfang. Sobald der Dienst wieder läuft, genügt eine zweite kurze Nachricht, um Entwarnung zu geben.
Typische Einsatzszenarien im Überblick
- Update und Neustart ankündigen: Vor Wartungsarbeiten alle bitten, sich abzumelden, damit keine Eingaben verloren gehen.
- Akute Störung melden: Bei einer TI-Störung oder einem Ausfall schnell alle warnen, bestimmte Vorgänge vorerst zu pausieren.
- Kurzfristige Orga-Info: Personalausfälle, verschobene Sprechstunden oder ein spontaner Terminstop, sofort für alle sichtbar.
- Geplante Wartungsfenster: Backups oder Wartungen vorab ankündigen, damit kurzzeitig langsamere Reaktionszeiten niemanden überraschen.
So formulieren Sie eine wirksame Nachricht
Damit eine Systemnachricht ihren Zweck erfüllt, sollte sie kurz und eindeutig sein. Nennen Sie konkret, was zu tun ist, und wenn möglich, bis wann. Ein Zeitpunkt schafft Orientierung, eine klare Handlungsaufforderung verhindert Rückfragen. Bei planbaren Aktionen wie einem Update hilft zusätzlich der Hinweis, wann das System voraussichtlich wieder verfügbar ist.
Ein Beispiel für eine gelungene Update-Ankündigung: „Bitte alle offenen Eingaben speichern und kurz abmelden. Um 12:30 Uhr wird ein Update eingespielt. Nach rund 10 Minuten ist das principa System wieder wie gewohnt verfügbar.“ Eine solche Nachricht ist freundlich, konkret und gibt dem Team genug Zeit, um zu reagieren.
Der Bereich Überwachung/Kontrolle ist an eine besondere Berechtigung geknüpft und daher nur für ausgewählte Rollen sichtbar, allen voran Praxismanagement, IT-Verantwortliche und Key-User. So bleibt der Versand von Sammelnachrichten kontrolliert in wenigen Händen und wird nicht versehentlich ausgelöst.
Für Schnellleser: Die wichtigsten Punkte im Überblick
Für unsere Schnellleser haben wir die zentralen Aussagen kompakt zusammengefasst:
- Zwei Funktionen in einem: Live-Übersicht aller angemeldeten Nutzer plus Sammelnachricht
- Einseitige Systemmeldung, kein Chat, die Empfänger können nicht antworten
- Die Übersicht zeigt Benutzer, Arbeitsplatz, Anmeldezeit und letzte Interaktion
- Versand über den Button Nachrichten und An alle angemeldeten Systembenutzer
- Meldung erscheint beim nächsten Klick als Hinweisfenster, ohne aktive Eingaben zu stören
- Ideal für Update-Ankündigungen, TI-Störungen und kurzfristige Orga-Hinweise
- Nur für berechtigte Rollen wie Praxismanagement, IT und Key-User
- Zu finden im Bereich Globale Suche, Überwachung/Kontrolle unter Aktuelle Sitzungen
Fazit
Die Nachricht an alle angemeldeten Nutzer ist eine kleine Funktion mit großer Wirkung. Sie ersetzt das mühsame Durchtelefonieren und den Gang von Zimmer zu Zimmer durch einen einzigen Klick. Ob Update, Störung oder kurzfristige Organisation, wichtige Hinweise erreichen zuverlässig alle, die gerade im System arbeiten. Gerade in größeren Praxen und im MVZ sorgt das für einen ruhigeren und besser abgestimmten Praxisalltag. Und weil nur berechtigte Rollen Zugriff haben, bleibt die Funktion jederzeit kontrolliert.
