In einer gut laufenden Praxis folgen Arbeitsschritte schnell aufeinander. Formulare ausfüllen, signieren, weiterarbeiten. Wer in principa ein Dokument, Datenerfassungsformular oder eine Textvorlage signiert, setzt damit den finalen Status. Das Dokument gilt als abgeschlossen.
Was viele nicht wissen: principa kann das jeweilige Dokument nach der Signierung automatisch schließen. Die Einstellung ist direkt am jeweiligen Formular oder an der jeweiligen Textvorlage hinterlegt und gilt organisationsweit. Sie sollte einmalig bewusst konfiguriert werden, denn sie wirkt sich auf alle Anwenderinnen und Anwender aus, die mit diesem Dokument arbeiten.
Dieser Blog-Artikel zeigt, wie die Einstellung funktioniert, für welche Dokumenttypen sie gilt und was bei der Konfiguration zu beachten ist.
Was ist „Dokument nach Signierung automatisch schließen“ in principa?
In principa gibt es zwei Wege, ein Dokument abzuschließen: Speichern und Signieren. Beim Speichern wird der aktuelle Stand festgehalten, das Dokument bleibt offen und bearbeitbar. Das Signieren hingegen ist der finale Schritt. Das Dokument gilt als final abgeschlossen und kann nicht mehr verändert werden.
Genau an diesem Punkt setzt die Funktion an. Per Checkbox lässt sich steuern, ob sich ein Dokument nach der Signierung automatisch schließt oder anschließend geöffnet bleibt. Die Einstellung ist direkt am jeweiligen Dokument, Formular oder an der jeweiligen Textvorlage verankert und gilt organisationsweit für alle principa Anwenderinnen und Anwender, welche mit dem jeweiligen Dokument arbeiten.
Dokumenttypen
Die Funktion steht für drei Dokumenttypen zur Verfügung: Allgemeine Dokumente, Datenerfassungsformulare wie KV-Formulare, zum Beispiel die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), und Textvorlagen wie Arztbriefe, die mit KIM verschickt werden können.
So wird die Einstellung konfiguriert
Die Einstellung findet sich in den globalen Einstellungen von principa, jeweils unter Datenerfassungsformulare oder Textvorlagen. Nach der Auswahl des Dokuments bzw. gewünschten Formulars oder der Textvorlage führt der Weg über Kundenspezifika > Workflow > Weitere Workflowsteuerung > Signierworkflow zur Checkbox „Dokument automatisch nach der Signierung schließen“.
Ist die Checkbox aktiv, schließt sich das Dokument direkt nach dem Klick auf „Signieren“. Ist sie deaktiviert, bleibt es geöffnet.
Da die Einstellung organisationsweit gilt, empfiehlt es sich, vorab zu entscheiden, welches Verhalten für das jeweilige Dokument, Formular oder die jeweilige Textvorlage gewünscht ist.
Hinweis: Die Konfiguration ist nur für Anwenderinnen und Anwender mit den passenden Berechtigungen in principa sichtbar und änderbar!
2 gängige Beispiele aus dem Praxisalltag
Datenerfassungsformulare
Bei häufig genutzten KV-Formularen wie beispielsweise der AU (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) fällt die Signierung täglich mehrfach an. Ist die Checkbox aktiv, schließt sich das Formular direkt nach der Signierung. Der nächste Arbeitsschritt kann sofort beginnen, ohne dass das Fenster manuell geschlossen werden muss. Gerade bei hohem Aufkommen macht sich das im Tagesablauf bemerkbar.
Textvorlagen
Arztbriefe, die nach der Fertigstellung per KIM verschickt werden, folgen oftmals einem klaren Ablauf: schreiben, signieren, weiter. Ist die Checkbox für die entsprechende Textvorlage aktiv, schließt sich der Brief nach der Signierung automatisch. Die Arbeit in der Patientenakte (Karteikarte) kann nahtlos fortgesetzt werden.
Für Schnellleser: Die wichtigsten Punkte im Überblick
Für unsere Schnellleser haben wir die zentralen Aussagen kompakt zusammengefasst:
- Signieren ist in principa der finale Schritt bei Dokumenten, anders als das Speichern
- Nach der Signierung kann sich das Dokument automatisch schließen, wenn die Checkbox aktiv ist
- Die Einstellung gilt für Dokumente, Datenerfassungsformulare wie die eAU und für Textvorlagen wie Arztbriefe
- Die Konfiguration wirkt organisationsweit und ist direkt am jeweiligen Dokument hinterlegt
- Einrichtung unter: globale Einstellungen > Datenerfassungsformulare oder Textvorlagen > Kundenspezifika > Workflow > Signierworkflow
- Pro Dokument individuell aktivierbar oder deaktivierbar
- Nur für Anwenderinnen und Anwender mit den passenden Berechtigungen sichtbar und änderbar
Fazit
Das automatische Schließen nach der Signierung ist eine einfache Einstellung mit spürbarer Wirkung im Klinik- und Praxisalltag. Sie ist direkt am jeweiligen Dokument, Formular oder an der jeweiligen Textvorlage hinterlegt und gilt organisationsweit. Wer sie vorab bewusst konfiguriert, sorgt für einen konsistenten Arbeitsablauf für alle principa Anwenderinnen und Anwender. Gerade in Praxen und Einrichtungen mit hohem Dokumentenaufkommen lohnt es sich, diese Funktion gezielt einzusetzen.
