Was tun, wenn die eGK ungültig ist bzw. nicht eingelesen werden kann?
Was ist eine ungültige eGK?
Eine eGK kann aus verschiedenen Gründen als ungültig eingestuft werden.
Nachfolgend die 4 häufigsten Probleme:
1. Abgelaufene Gültigkeit (Ablaufdatum überschritten)
2. Beschädigung der Karte (Physische Beschädigungen)
3. Fehlerhafte Daten (Inkorrekte/veraltete Patientendaten)
4. Hard- und Softwareprobleme (Probleme mit Kartenlesegerät bzw. Praxissoftware)

Schnellleser-Liste: Umgang mit ungültigen eGKs
Für unsere Schnellleser haben wir die wichtigsten Aspekte zum Umgang mit nicht validen Versichertenkarten von Patienten kurz und kompakt zusammengestellt:
• Schäden überprüfen
• Gültigkeit prüfen
• Firmware aktualisieren
• Daten sicherstellen
• Fehler analysieren
• Prüfmodul nutzen
• Personal schulen
• Checklisten verwenden
• Geräte warten
• Patienten aufklären
• Ersatzbescheinigung ausstellen, neue Karte anfordern
Was ist zu tun, wenn die eGK nicht eingelesen werden kann?
Der erste und wichtige Schritt: Ruhe bewahren! Verfallen Sie nicht in Panik. Es gibt auch für diese Art Problem eine (schnelle & temporäre) Lösung!
Um den Praxisalltag nicht zu lange zu stören, können Sie kurzerhand auf das Ersatzverfahren zurückgreifen.
Wenn die elektronische Gesundheitskarte (eGK) des Patienten vorliegt, aber nicht eingelesen werden kann, nutzen Sie das Ersatzverfahren nach Anlage 4a vom Bundesmantelvertrag-Ärzte.
Zusätzlich können Sie prüfen, ob die Karte oder das Kartenlesegerät defekt ist, und erfassen die Patientendaten manuell innerhalb der Praxissoftware, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen korrekt eingetragen sind.
Wie Sie ungültige und nicht lesbare Versichertenkarten-Fehler analysieren und entweder selbst beheben oder mit Unterstützung des Supports lösen können, erfahren Sie im Folgenden.

Fehlerbehebung bei ungültigen Versichertenkarten

Prozessoptimierung im Umgang mit elektronischen Gesundheitskarten
Entdecken Sie bewährte Methoden zur Effizienzsteigerung im Umgang mit elektronischen Gesundheitskarten.
Der nachfolgende kompakte Leitfaden bietet Ihnen praktische Tipps zur Schulung, Wartung und Automatisierung.
Schulung des Personals: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit eGKs und Kartenlesegeräten umfassend geschult sind. Regelmäßige Schulungen sind essenziell, um häufige Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Gut geschultes Personal kann Probleme schneller erkennen und beheben, was den Praxisbetrieb reibungsloser gestaltet.
Implementierung von Checklisten: Nutzen Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass alle Schritte zur Überprüfung und Aktualisierung von eGKs systematisch durchgeführt werden. Diese Checklisten helfen, den Prozess zu standardisieren und Fehler zu minimieren. Durch einen strukturierten Ansatz wird die Qualität der Daten und die Funktionalität der Kartenlesegeräte gewährleistet.
Regelmäßige Wartung der Geräte: Planen Sie in regelmäßigen Abständen Wartungsarbeiten für Ihre Kartenlesegeräte ein. Dazu gehören sowohl Software-Updates (in principa können Sie auf den Wartungsvertrag bzw. den PlanOrg Update Service zurückgreifen) als auch Hardware-Checks, um die Funktionalität sicherzustellen. Eine regelmäßige Wartung verhindert Ausfälle und verlängert die Lebensdauer der Geräte.
Patientenkommunikation verbessern: Informieren Sie Ihre Patienten über die Wichtigkeit der Aktualisierung ihrer eGK. Ermutigen Sie sie, ihre elektronische Krankenkassenkarte regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu ersetzen. Eine klare Kommunikation mit den Patienten trägt dazu bei, dass diese sich ihrer Verantwortung bewusst sind und aktiv zur Vermeidung von Problemen beitragen.
Softwareintegration und Automatisierung: Nutzen Sie die Möglichkeiten der Praxissoftware zur Integration und Automatisierung von Prozessen und Regeln im Umgang mit eGKs. Automatisierte Prüfprozesse können die Bearbeitungszeit verkürzen und die Fehlerquote massiv senken. Durch die Integration der Software wird der gesamte Prozess effizienter und zuverlässiger gestaltet.
Durch die Umsetzung dieser aufgezeigten Maßnahmen können Sie die allgemeine Effizienz und Zuverlässigkeit im Umgang mit elektronischen Gesundheitskarten in Ihrer Praxis deutlich verbessern.
Win-Win-Beispiel: Erfolgreiche Praxis-Implementierung
Eine Beispiel-Praxis konnte durch die Implementierung der oben genannten Maßnahmen die Fehlerquote bei ungültigen Versichertenkarten um 50% reduzieren.
Durch regelmäßige Schulungen des Personals, die Einführung von Checklisten und die Nutzung von Automatisierungstools innerhalb der Praxissoftware wurde die Effizienz erheblich gesteigert.
Was oftmals untergeht: Die Patienten wurden dabei aktiv über die Wichtigkeit der Aktualisierung ihrer eGK informiert, was gleichzeitig zu einer höheren Akzeptanz und weniger Problemen führte.
Fazit
Der effiziente Umgang mit elektronischen Gesundheitskarten (eGK), Kartenlesegeräten sowie moderner Praxissoftware ist essenziell für einen reibungslosen Praxisbetrieb. In diesem Leitfaden haben Sie erfahren, wie gezielte Schulungen, strukturierte Prozesse und der Einsatz einer modernen Praxissoftware dazu beitragen, häufige Fehler zu vermeiden und die Effizienz in Ihrer Praxis zu steigern. Nutzen Sie die im Artikel genannten Tipps, um den Umgang mit eGKs zu optimieren und die Zufriedenheit Ihrer Patienten zu erhöhen.
Sharing is caring: Sensibilisieren Sie alle Anwender in regelmäßigen Zeitabständen und verweisen Sie gern auf unseren Blog-Artikel, um Ihren gesamten Praxis Team auf das Thema ungültige eGK hinzuweisen und worauf es wirklich ankommt.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie auch Sie Ihre Praxisprozesse mit principa besser optimieren können? Buchen Sie eine Live-Demo unserer Praxissoftware und sehen Sie, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Regeln, Prozesse und Dokumentation zu verbessern und Fehler erheblich zu minimieren.
Ihr Ansprechpartner:
José Peisler
Pre-Sales Manager
j.peisler@planorg.de
