Transparenzhinweis:
Die folgende Interviewfassung basiert auf einem principa Video-Interview, das automatisiert transkribiert und mithilfe von KI sprachlich überarbeitet wurde. Inhaltlich orientiert sich der Text eng am Original, wurde jedoch zur besseren Lesbarkeit redaktionell editiert.
Interview mit Katrin Hentschel, Prozessmanagerin bei Medicover
Im Rahmen der principa NEWS SHOW #10 hat Herr José Peisler (PlanOrg Health Services GmbH) mit Frau Kathrin Hentschel von der Medicover GmbH über ein bereits etabliertes und zukunftsweisendes Projekt gesprochen: Die Einführung von Self-CheckIn-Terminals auf Basis vom principa Portal.
Medicover betreibt deutschlandweit über 35 Arztpraxen beziehungsweise Medizinische Versorgungszentren (MVZs) von Oldenburg bis München und setzt konsequent auf die Digitalisierung der Patientenprozesse. Im Gespräch teilt Frau Hentschel exklusive Einblicke in die Planung, Umsetzung und Akzeptanz dieser Innovation.
Frau Hentschel, wie kam es zur Idee, Self-Terminals in Ihren Praxen zu etablieren?
Wir haben die Terminals tatsächlich vor zwei Jahren auf der DMEA in Berlin erstmals am principa Stand gesehen, live erlebt und letztes Jahr (2024) direkt mitgenommen.
Zuerst ging es an einen Standort in Berlin-Charlottenburg. Das war ideal, weil unsere Zentrale auch dort sitzt.
Gemeinsam mit dem Team von PlanOrg haben wir dann überlegt, wie wir konkret starten: Wir entschieden uns für einen einfachen Workflow für Wiederkehrerpatienten, bei denen bereits eine Patientenakte besteht und kein Dokumentenupload nötig ist.
Wie sieht der aktuelle Ablauf für Patient:innen aus?
Eine Woche vor dem Termin erhalten unsere Patient:innen eine E-Mail mit QR-Code. In der Praxis können sie dann direkt am Patiententerminal einchecken: QR-Code scannen, Versichertenkarte einlesen, und bei erfolgreichem Abgleich direkt ins Wartezimmer gehen. Sollte es Abweichungen geben, wird der Patient zur Anmeldung am Tresen weitergeleitet.
Welche Herausforderungen haben Sie im Rollout-Prozess erlebt?
Technisch hatten wir anfangs kleinere Fehler, die wir gemeinsam mit PlanOrg schnell beheben konnten – oft sogar remote.
Wichtig war aber auch, dass unsere Standorte sauber arbeiten. Die Einverständniserklärung in principa muss gesetzt sein und die E-Mail-Adresse korrekt hinterlegt. Und natürlich muss auch der Patient verstehen, was zu tun ist. Deshalb haben wir Werbemaßnahmen wie Terminkärtchen, Flyer und Infos auf dem Wartezimmer-TV eingeführt.
Wie ist die Akzeptanz bei den Patient:innen sowie beim Praxispersonal?
Die Patient:innen sind anfangs zögerlich, greifen aber schnell auf das Terminal zurück, wenn sie sehen, wie schnell und einfach es funktioniert. Wer es einmal ausprobiert hat, macht es beim nächsten Mal wieder. Das Feedback ist durchweg positiv.
Auch unsere MFAs waren anfangs skeptisch, weil sie dachten, ihnen würde Arbeit „weggenommen“ werden. Inzwischen sehen sie aber: Der Prozess wird einfach entzerrt. Die entstehenden Freiräume ermöglichen eine bessere Fokussierung auf komplexere Anliegen an der Anmeldung. Es ist ein echtes Win-win für alle Beteiligten.
Wie geht es mit dem Projekt weiter?
Wir haben sechs weitere Terminals bestellt und statten damit ein Drittel unserer Standorte aus. Perspektivisch wollen wir weitere Workflows umsetzen so z. B. für Patienten, die nur ein Rezept abholen wollen oder Neupatient:innen mit vollständiger Online-Voranmeldung. Besonders spannend wird es für uns bei Standorten mit mehreren Etagen: Dort könnten Terminals auch dann einspringen, wenn eine Anmeldung mal nicht besetzt ist.
Ihr Fazit?
Self-CheckIn ist keine Konkurrenz zur Anmeldung, sondern eine Entlastung. Mit der Kombination aus principa Praxissoftware, Portalfunktionen sowie dem Terminal (eKiosk) haben wir die Möglichkeit, Prozesse effizienter und patientenfreundlicher zu gestalten. Das Projekt ist absolut zukunftsweisend und stehen dabei erst am Anfang.
Hinweis: Frau Hentschel wird auch beim PlanOrg IT.Camp 2025 in Leipzig vor Ort sein. Sie wird als Speaker und Gesprächspartnerin zum Thema digitale Patientenaufnahme samt Terminal vor Ort sein. Dies bietet eine gute Gelegenheit, persönliche Fragen zu stellen und sich praxisnah inspirieren zu lassen. Eine kostenlose Anmeldung kann direkt auf der PlanOrg Website unter Veranstaltungen erfolgen.
