Nicht jeder Termin wird wahrgenommen. Hinzu kommen sogenannte No-Shows. Das ist die Wahrheit und leider auch Teil des Praxis- und Klinikalltags. Entscheidend ist, wie professionell mit solchen Terminabsagen umgegangen wird.
Mit principa als Termin- und Ressourcenmanagement Tool lassen sich abgesagte Termine nicht nur erfassen, sondern auch gezielt anzeigen, filtern und auswerten. Und das sowohl im täglichen Terminmanagement als auch im Rahmen übergreifender Auswertungen.
Was sind abgesagte Termine?
Ein abgesagter Termin ist ein ursprünglich geplanter Termin, der nicht stattfindet. Entweder, weil ein Patient absagt, nicht erscheint (No-Show) oder weil der Termin intern und somit vom principa Anwender storniert wird.
In principa wird dieser Status sauber dokumentiert und bei Bedarf mit einem strukturierten Absagegrund versehen. Damit ist sofort ersichtlich, warum ein Termin ausgefallen ist, so z. B. wegen Krankheit, Doppelbuchung oder organisatorischen Gründen.
Besonders wichtig: sowohl Patienten als auch principa-Anwender können Termine absagen.
Wenn z. B. eine principa Online-Terminvergabe im Einsatz ist, können Patienten Termine selbstständig verschieben und stornieren. Diese Absagen landen automatisch im System und werden nachvollziehbar gekennzeichnet.
Abgesagte Termine anzeigen lassen
Nicht jeder principa Anwender möchte abgesagte Termine ständig im Blick behalten. Andere wiederum brauchen genau das. Deshalb lässt sich in principa flexibel steuern, ob und wo abgesagte Termine angezeigt werden. Diese Einstellung kann pro Nutzer individuell -quasi userspezifisch- erfolgen.
Es gibt zwei zentrale Möglichkeiten, abgesagte Termine direkt aufzurufen:
- Über die Patientensuche:
Innerhalb der Schnellleiste können Sie Ihren Patienten suchen und anschließend das Kalendersymbol anklicken sowie die Checkbox „Abgesagte Termine“ aktivieren. Automatisch erscheinen abgesagte Termine in der Übersicht. - In der Patientenakte:
Im Bereich „Termine“ kann über den Terminstatus gezielt nach abgesagten Terminen gefiltert werden. Hierfür einfach den Haken bei „abgesagt“ setzen und die Liste wird entsprechend angepasst.
Userspezifische Settings: Auch im Terminkalander und in der Terminliste lassen sich abgesagte Termine ein- oder ausblenden. So wird vermieden, dass irrelevante Termine die Übersicht stören, ohne dass wertvolle Informationen verloren gehen.
Strukturierte Absagegründe – ein echter Mehrwert
Ein besonderes Feature in principa ist die Möglichkeit, strukturierte Absagegründe zu erfassen. Das bedeutet: Jeder abgesagte Termin kann einem standardisierten Grund zugeordnet werden, wie beispielsweise „Krankheit“, „nicht erschienen“, „intern verschoben“, „nicht angetroffen“ oder „Termin doppelt“. Sie können praktisch einen eigenen Kundenkatalog für diese Gründe nutzen.
Diese strukturierte Erfassung ist nicht nur für den Praxis- und Klinikalltag hilfreich, sondern bildet auch die Basis für spätere qualitätsorientierte Echtzeit-Auswertungen. Je einheitlicher und konsequenter diese Gründe erfasst werden, desto aussagekräftiger werden die Reports.
Echtzeitauswertung: Der Report „APK-A61.1-D Abgesagte Termine Patient“
Um abgesagte Termine systematisch auszuwerten, steht in principa der Report „APK-A61.1-D Abgesagte Termine Patient“ zur Verfügung. Dieser Report ist Teil der principa-Echtzeitanalyse und ermöglicht eine tiefgreifende Auswertung über alle abgesagten Termine hinweg.
Das Beste daran: Die Daten sind tagesaktuell, flexibel filterbar und sofort verfügbar.
Folgende Filteroptionen stehen unter anderem zur Verfügung:
- Zeitraum (z. B. letzte 30 Tage, aktuelles Quartal)
- Geschlecht
- Behandler
- Fachrichtung
- und natürlich: Absagegründe
Damit lassen sich nicht nur Häufungen und Ausreißer schnell erkennen, sondern auch strukturelle Schwächen oder Optimierungspotenziale im Terminmanagement identifizieren.
So können beispielsweise die nachfolgenden Fragestellungen einfach und schnell beantwortet werden:
- Welche Fachbereiche sind besonders häufig von Absagen betroffen?
- Gibt es einzelne Wochentage mit auffällig vielen kurzfristigen Absagen?
- Welche Behandler sind besonders stark belastet durch ausgefallene Termine?
- Welche Absagegründe treten besonders häufig auf?
Für Schnellleser
Sie haben wenig Zeit? Hier sind die wichtigsten Punkte zur Funktion „Abgesagte Termine“ in principa auf einen Blick:
Strukturierte Dokumentation
Termine, die ausfallen, werden in principa nicht einfach gelöscht, sondern bleiben nachvollziehbar im System erhalten – inklusive eines standardisierten Absagegrundes wie „nicht erschienen“, „krank“ oder „Termin doppelt“. Das sorgt für Transparenz und Auswertbarkeit.
Flexible Anzeige im Alltag
Ob abgesagte Termine im Kalender, in der Terminliste oder in der Patientenakte sichtbar sind, lässt sich individuell pro Nutzer steuern. Per Klick auf das Kalendersymbol und Setzen der Checkbox „Abgesagte Termine“ werden sie sofort eingeblendet.
Schneller Zugriff an mehreren Stellen
In der Schnellleiste, direkt in der Patientenakte oder über den Terminplaner – abgesagte Termine lassen sich an mehreren Stellen schnell filtern und gezielt aufrufen, ohne den Überblick zu verlieren.
Echtzeitanalyse mit Tiefgang
Mit dem Report „APK-A61.1-D Abgesagte Termine Patient“ lassen sich alle abgesagten Termine tagesaktuell analysieren – mit praktischen Filtern nach Zeitraum, Behandler, Fachrichtung, Geschlecht und mehr. Ideal für Qualitätsmanagement und strategische Terminplanung.
Fazit: Mehr Transparenz und bessere Steuerung
Abgesagte Termine sind nicht nur ein unvermeidbarer Teil des Praxis- und Klinikalltags, nein, sie sind auch eine wertvolle Informationsquelle, wenn sie richtig erfasst und genutzt werden. principa stellt dafür die passenden Werkzeuge bereit:
Vom klaren Sichtbarmachen im Kalender über die strukturierte Dokumentation bis hin zur Echtzeitauswertung mit fundierten Kennzahlen.
Erleben Sie, wie principa den Umgang mit abgesagten Terminen vereinfacht.
Von der gezielten Anzeige im Praxisalltag bis zur strukturierten Auswertung in Echtzeit – testen und schauen Sie sich alle Funktionen live an.
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